◆贯彻一一对应的原则
在处理事务时，不能笼统记账，必须逐一明确，对应处理。比如，在没有票据的情况下动用现金或物品;或者在没有对现金或物品进行确认的情况下，进行票据处理。这些做法都是不允许的。再比如，应收款的入账确认，必须弄清楚是哪一笔销售的款项，入账了多少。要将其分别一一对应起来进行核销。另外，在生产活动和销售活动中也一样，要把“总生产值”“总收益”这类收益性指标和产生收益所花的经费正确地对应起来，进行严格的核算管理。在《稻盛和夫的实学》一书中，有一章专门讲述“贯彻一一对应的原则”。按照正常流程，在交付产品时，需要同时开具送货单。客户在收货后，需要在送货单上盖章确认。只有走完这个流程，这笔交易才能计入公司营业额。虽然细节可能有所区别，但绝大多数企业都会遵循“产品和票据形影不离”的原则。然而，在一些中小企业里，社长常常会破坏规矩。他们会对出纳说:“我急着要去客户那里，先给我5万日元，暂估入账单以后再说。”这种“只提现金，不开票据”的情况时有发生。对财务人员而言，由于从公司保险柜里拿出了5万日元，如果没有暂估入账单来证明“社长领了5万日元”，就无法做账。不管是金钱还是物品，一旦有进出，就必须有票据相随。这是不可动摇的经营原则。如果没有票据，就不允许金钱和物品的进出。必须在企业中严格推行这样的规章制度，谁都不能搞特殊。创业初期的一件事，让我深刻领悟了这个道理。当时，公司里有一名比我年长许多的业务员。他性格忠厚，人品不错，且工作认真。我和其他员工都很信赖他。他负责的客户都是一些制造电器 、机械类产品的大企业。明明几个月前就已交货，却迟迟没有收到货款。经我询问，他说: “客户说会付的，叫我们再等等。”因为他平时办事认真，所以我也就相信了。有一次，他请了三天假。其间，有客户打来电话质问:“我们订的货怎么一直没送来，你们怎么搞的?”我觉得事有蹊跷，虽然知道这么做不对，但还是拉开了他的办公桌抽屉。结果发现里面塞满了送货单，单据上的货物早在几个月前就交付客户了。我不禁纳闷“货到底去哪儿了呢?”经他本人解释，我才知道了真相。客户拼命催他“快点交货，不然我们这儿没法生产了”，，他怕得罪客户，于是慌忙照办。可对方在收货后，就管自己忙去了，他不好意思叫对方盖章，于是只得把票据暂且塞在自己抽屉里。未处理的票据实在太多， 我当时真是大吃一惊。可事已至此，只能和他一起去催账。我对客户说:“在x月x日， 这名业务员给贵公司送过一批货，可我们还没收到货款”，但对方由于没有相应的票据，因此没有上报财务和计入赊购账目。我只能说:“贵公司用了我们交的货，这点总没错吧。”对方答道:“是的，可没有票据，我们也不知道该怎么处理。”这种情况还算是好的，有的客户甚至不承认使用了我们的货品。当时真是焦头烂额。据那名业务员说，他也曾向客户提出相应的要求，可由于性格怯懦，在遭到敷衍后，便不敢继续强调主张，于是采取“鸵鸟策略”，把问题束之高阁。由此可见，在企业里，只要有一人怯弱，就会导致严重后果。这起事故让我认识到一一对应的重要性——“一旦交货，就必须让收货方在送货单上盖章确认”。从那以后，我严格规定，不管是人、金钱还是物品，一且有进出，就必须有票据相随。决不搞特殊曾经还发生过这样一件事。当时的京瓷公司已经颇具规模，有一家制造电器、 机械类产品的老客户请求通融:“如今经济不景气35000万日元的赊购款中，我们这个月先付50万日元，下个月再付5000万日元。请理解我们的难处。”对方算是老主顾了，和京瓷的半导体部门和电视部门等都有业务往来。赊购的总金额为35000万日元。相关业务负责人接受了客户的要求，按照“本月5000万日元，下月5000万日元”的形式入账。对此，我质问道:“等一下，这5000万日元是哪批货的钱?”他答道:“这个....反正就是客户付的款。于是我说:“物品与款项必须一一对应，一一对冲。这是公司的规矩。这5000万日元，你打算和什么对应呢?对客户而言，这又算是哪批货的款项呢?如果随便以总数进行对冲，财务管理就会一塌糊涂。你去问清楚客户，这5000万日元是什么货款。如果做不到一一对应，我们就不接受。”客户听闻后颇为恼怒，但我不惜低头请求，最终获得了对方的理解。在经济不景气的大环境下，企业家往往不会对款项较真，只要客户肯付钱，就“谢天谢地”了，但这样会破坏“一一对应的原则”。创业至今，京瓷一直坚持贯彻该原则，从不搞特殊。“一一对应的原则”能够提高企业透明度，杜绝违规行为我曾经和一位就职于日本知名商社的资深人士交谈过，他的话让我大吃一惊。每年的3月份是财务结算期，一到那个时候，各事业部的部长为了完成销售和利润指标，会请求客户串通造假。“我的销售指标还没完成，不好意思，能不能先帮我开3亿日元的订购单。”由于是造假，因此并不伴随货品的进出。等客户发出订购单后，就开具送货单。到了4月中旬，财务结算已经结束，于是再让客户开具退货单。换言之，为了应付结算，在上个财年凭空增加销售额，然后在下个财年把账做平。我听闻后，顿感毛骨悚然。如果相关负责人和客户串通一气，凭借票据，几乎无所不能。这样一来，公司发表的销售额就完全不可信了。由于造假的销售额并不伴随实物的进出，不但不会产生相应的费用，销售额还会百分百地成为利润。换言之，这种作假手段不仅能拾高销售额，还能凭空产生相同额度的利润。“业绩由企业家创造”，这是我一如既往的观点。但我所说的“创造”并非造假，而是基于意志的奋斗。然而，现实中的许多企业家都在通过票据来伪造业绩。不管是中小微型企业，还是大企业，这种行为都极其普遍。明明没有实物进出，却有票据来往，这本身就违背常理。不仅如此，伪造业绩还是严重的违规行为，必须予以禁止。为此，我一直反复强调 “一一对应原则” 的必要性。它不但能防止类似的违规行为，约束企业家的权力，还能提高企业的透明度和声誉。根据利润率的变化，便能判断是否“一一对应”有一个办法能够瞬时判断企业是否做到“一一对应”。一家公司每个月的销售额和利润往往都会不断变化。根据市场状况，销售额的变化难免大起大落，但利润率的变化幅度却不应该太大。如果企业的利润率起伏不定，就证明其没有做到“一一对应”。上个月的销售额为10亿日元，利润率为5%;这个月的销售额为8亿日元，利润率还是5%。这样的公司就做到了“一一对应”。反之，上个月的销售额为10亿日元，利润率为15%;这个月的销售额为8亿日元，却出现赤字。这样的公司势必存在问题。换言之，只要查看利润率的变化，便能判断企业是否做到了“一一对应”。管理不善的企业往往无法做到“一一对应”，因此其利润率势必会产生剧烈变化。不仅如此，其结算往往较为粗略。即便上半年或整年度显示盈利，但每月的经营状况却时好时坏、参差不齐。在这种情况下，企业家根本无法掌握公司的真实情况。海外营业网点也应该要求“一一对应”的财务管理我很早就在美国旧金山南部的硅谷设立了京瓷分公司。当时，美国的半导体产业方兴未艾，京瓷也是业务繁忙。我指派总部的两名员工赴美，负责分公司的运营工作。其中较为年轻的员工是理工科出身，但我还是决定让他负责经营和财务。由于起初并不熟悉美国的财务会计制度，因此请了一名当地的注册会计师打理公司账目，会计师是一名留美日本人。而我和那名员工曾一起去斯坦福大学的图书馆学习，我们借了最简单的财务入门读物，从基础学起。当时的情景，我至今历历在目。我们一边看书，一边感叹“原来如此，美国人是这么处理票据的啊”。之后，他逐渐成长，而硅谷的分公司也逐渐壮大。每次去那里出差，他都会向我汇报业绩状况。可我发现结算数据有很大起伏，某个月会大幅盈利，某个月又会严重亏损。于是我质问他:“你们从日本总部进口产品，然后销售。既不用雇用工人，也没有大额支出。怎么会出现赤字的?”他答道:“我一直按照注册会计师的指导做账。经过调查，我搞清了原因。由于他是理工科出身，那名会计师怕他不理解，于是只教他单式簿记，而没有教他复式簿记。硅谷分公司通过电报要求日本总部发货，于是总部便把产品空运到旧金山。到达旧金山机场后，马上由中介公司卸货和通关。接着，他会把产品装到车上，送到仙童半导体和英特尔等客户那里。一日接到到货通知，他就会立刻开具送货单，然后去收货和送货。这样一来，销售额是产生了，可进货记录却是空的。由于采用的是信用证结算，经由银行处理，日本总部的付款通知单往往要在10天后才能到美国。换言之，产品明明已经卖出去了，进货票据却还没开。这样的处理方式导致了“先卖出，后进货”的奇怪账目。由于还没有进货记录，临近月末的销售额成了“零成本”的盈利;到了下个月，由于补齐了进货记录，出现了只有进货，没有销售”的情况，于是出现赤字。对此，我训斥道:“你这样完全没有做到一一对应。没有进货，就等于没有产品，没有产品，怎么可能产生销售额?遇到这种情况，你应该采取暂估法，先开进货单。这样一来，每月盈亏就不会起伏不定，金额也会与实际相符。”在京瓷上市前，还有这样一段插曲。当时，公司委托了一名专家从事审计。由于我是技术人员出身，再加上公司成立不久就要上市，因此，他认为我对财务一窍不通，甚至怀疑京瓷的财务管理存在问题。起初，他拒绝为京瓷审计，在我的一再请求下，才接受了这项工作。而他首先关注的是海外营业网点。“日本国内或许还管得住，但海外分部可谓‘天高皇帝远’，往往账面混乱、充斥浪费，因此是调查的重点”。这可能是他当时的想法，可实际的审计结果让他大吃一惊。美国分部的负责人是理工科出身，并非财务专业，可公司账目却一一对应，分毫不差。于是他对我说:“真是失敬。我还从未见过如此规范明晰的财务账目。”至此，他对京瓷刮目相看。“一一对应”不但能杜绝违规，还能实现透明化管理。不管是人、物品还是金钱，一旦有进出，就必须有票据相随。我希望各位企业家都能贯彻该原则。